با پیشرفت تکنولوژی های تحت وب و نیاز سازمانها و شرکت های دولتی و خصوصی به توسعه عملکردها و فعالیت های درون سازمانی به خارج سازمان و فراهم کردن راهکاری ساده و انعطاف پذیر جهت مدیریت منابع انسانی ، اسناد ، مدارک ، فایلها و به اشتراک گذاری آنها توسط پرسنل و مدیریت و همچنین ایجاد وب سایت های شخصی و وبلاگ های اطلاعاتی برای تبادل اطلاعات درون سازمان با محیط خارج ، نیاز به ابزاری کارآمد ، جامع و توسعه پذیر جهت تأمین اهداف فوق برای یک سازمان را قوت بخشید.

ابزاری که علاوه بر فاکتور های فوق باید توانایی آرشیو سازی اطلاعات، جستجوی سریع در اطلاعات ، ارائه محیط های یکپارچه تحت وب و اینترانت ، توانایی پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات ، مدیریت پروژه ، مدیریت آموزش را داشته و همچنین توانایی ثبت تاریخ ایجاد و تغییرات اسناد و اطلاعات ، ایجاد دسترسی ها و امنیت برای کاربران ، مدیریت و ... را نیز داشته باشد. این ابزار را می توان با توجه به موارد فوق به صورت یک سیستم مدیریت محتوا تولید نمود. اما اینکه بتوان از ابتدا محصولی جامع ، کامل و از همه مهمتر Integrate شده ایجاد نمود ، کاری زمان بر و هزینه بر خواهد بود.

تمام نیازهای فوق و صدها نیاز سازمانی و مدیریتی دیگر ، مایکروسافت را بر آن داشت تا محصولی کامل ، جامع ، Integrate در تمامی بخشها و یکپارچه با محصولات آفیس از جمله : Word , Excel , Outlook , Infopath و ... و همچنین متفاوت با سایر محصولات متفرقه موجود در بازار نرم افزاری تولید و روانه بازار نماید.

 نام این محصول Microsoft  SharePoint می باشد. در يك تعريف ساده ، SharePoint مجموعه ابزارها ، محصولات و تكنولوژي‌ هايي است كه در جهت ايجاد يك بستر اطلاعاتي براي ”اشتراك“ و ”جستجوي“ اطلاعات در يك محيطي متشكل از توليدكنندگان و مصرف كنندگان اطلاعاتي بوجود آمده‌اند.

مهمترین مزیت استفاده از SharePoint در یک سازمان سازگاری و ارتباط بسیار پیشرفته این فناوری با مجموعه نرم افزاری Microsoft Office می باشد. این مزیت ، موفقیت استفاده از سیستم های طراحی شده در سازمان را تضمین می نماید ، چون کاربران عمومی در سازمان شما که نقش نهایی در استفاده از سیستم های ارایه شده توسط سازمان را بازی می کنند ، به سهولت از نرم افزار Word برای مکاتبات اداری ، از Excel برای گزارشات و سازماندهی اطلاعات و … استفاده می کنند. پس از بخشنامه سازمان مدیریت برای آموزش همگانی ICDL امروزه تقریبا کاربران در سازمان های مختلف برای استفاده از مجموعه نرم افزاری Office مهارت کافی را کسب نموده اند. همانگونه که از عنوان جدید SharePoint ۲۰۰۷ مشخص است ، این فناوری به عنوان درگاهی برای استفاده و ارتباط با مجموعه Office مطرح شده است. همچنین امکان مشاهده مستندات Office برای کاربرانی که نرم افزار Office روی رایانه آنها نصب نمی باشد وجود دارد. با استفاده از این امکان و راه اندازی سروری به این منظور، کاربرانی که نرم افزار Office روی رایانه آنها نصب نیست ، می توانند محتویات مستندات و نامه ها را به صورت HTML مشاهده کنند.

 

استفاده از این محصول متمایز و دارای قابلیت های استثنایی در سازمان ها و ارگان های تحت مدیریت شما ، می تواند شما را از لحاظ اتوماسیون سازی سیستم داخلی و مدیریت سیستماتیک درون سازمانی ، نسبت به سایر سازمانها و شرکتها متمایز نماید.

شیرپوینت در درون خود قابلیت ایجاد و توسعه web part ها ، business Intelligence ها ، جریان های کاری یا workflow ها و همچنین پروسه های تجاری را دارا می باشد. این توسعه پذیری ها براساس نیازهای درونی سازمان و افزایش توانمندی های سیستم صورت می گیرد.